En tant que propriétaire, il est de votre responsabilité de fournir divers documents à votre locataire tout au long de la période de location. Les documents requis varient en fonction de la nature de la location, qu’il s’agisse d’une location vide ou meublée.

Documents relatifs au bail

Lors de la signature du bail ou de son renouvellement, il est impératif de fournir à votre locataire un dossier comprenant les éléments suivants : ·      

• Une notice d’information. 
• Les états des lieux d’entrée et de sortie réalisés lors de la remise et de la restitution des clés.
• Une attestation d’assurance couvrant les risques locatifs, que le locataire est tenu de souscrire.
• Une liste des équipements permettant l’accès à la télévision ou à Internet (prise coaxiale, TNT, fibre, etc.).
• Une copie de la grille de vétusté si cela a été convenu entre les deux parties.
• Une copie de la convention de l’Agence nationale de l’habitat (Anah) si le logement bénéficie de cette convention. 
• Un extrait du règlement de copropriété, précisant notamment la quote-part attribuée au logement pour les différentes charges.

Il est également important de noter que si le logement se trouve dans une zone d’habitat indigne, vous pourriez être tenu d’obtenir une autorisation préalable de la mairie ou de déposer une déclaration contre récépissé avant de mettre le logement en location. Cette autorisation ou récépissé de déclaration doit être annexé au bail. Il est recommandé de contacter la mairie pour déterminer si cette obligation s’applique à votre logement.

Dossier de diagnostic technique (DDT)

Le dossier de diagnostic technique (DDT) doit être annexé au bail et inclure les éléments suivants :

• Le diagnostic de performance énergétique (DPE).
• Le contrat de risque d’exposition au plomb (Crep).
• L’état de l’installation électrique et de gaz si le logement a plus de 15 ans.
• L’état des risques naturels si le logement est situé dans une zone concernée.
• Le diagnostic de bruit, si le logement se trouve dans une zone sujette à cette obligation.

Quittances de loyer

Pour chaque loyer payé, vous devez fournir une quittance par courrier si le locataire en fait la demande. Cette quittance doit détailler les montants versés, en distinguant le loyer des charges.

Si le locataire ne paie qu’une partie du loyer, vous devez lui fournir un reçu indiquant le montant reçu. En cas d’accord entre les deux parties, les quittances peuvent également être envoyées par courrier électronique.   

Bon à savoir : dans le cas d’un logement vide ou meublé, si vous insérez une clause dans le bail exigeant que le locataire vous paie en échange de l’émission ou de la transmission de quittances, cette clause est considérée comme non valable. En effet, de telles clauses sont interdites et n’ont pas de force juridique. Les propriétaires ont l’obligation de fournir des quittances gratuitement lorsque le locataire en fait la demande.

Justificatifs des charges

Pendant la durée du bail, vous avez l’obligation, conformément au site du Service public, de fournir au locataire des justifications pour les demandes de provisions et les régularisations annuelles. Cela doit se faire par la transmission du budget prévisionnel et des résultats passés approuvés lors de la précédente régularisation des charges.

De plus, un mois avant la régularisation annuelle, vous devez informer le locataire des éléments suivants :

• Un décompte détaillé des charges locatives, couvrant des aspects tels que l’électricité, l’eau chaude, l’eau froide, l’entretien de l’ascenseur, etc
• Le mode de répartition des charges locatives entre les différents logements de l’immeuble.

Dans des situations particulières, le locataire peut également vous demander d’autres documents, notamment si les frais liés au chauffage, au refroidissement ou à l’eau chaude sanitaire sont individualisés, ou si la fourniture d’eau n’est pas soumise à une individualisation.

Logement loué meublé

En ce qui concerne la location d’un logement meublé, les documents à fournir au locataire sont les mêmes que ceux mentionnés pour la location d’un logement vide. En outre, il faut ajouter à ces documents un inventaire et un état détaillé du mobilier, ainsi que le même dossier de diagnostics techniques. Les conditions de location du logement restent inchangées par rapport à celles énoncées précédemment.

La remise des quittances de loyer se déroule de la même manière. Cependant, le bail peut prévoir le paiement des charges de deux manières différentes : « au réel » ou « au forfait ».

Dans le cas des charges « au réel », la procédure reste identique à celle de la location d’un bien vide. En revanche, pour les charges « au forfait », les conditions suivantes doivent être respectées :

• Le montant du forfait doit être établi en se basant sur la liste des charges locatives.
• Il doit être clairement spécifié dans le bail.
• Il ne doit pas être excessif par rapport au montant des charges appliqué lors du bail précédent.
• Le paiement au forfait ne doit pas donner lieu à une régularisation ultérieure ou à un complément de charges.
• Le montant du forfait peut être révisé chaque année, conformément aux règles de révision du loyer.